Сопроводительное письмо коммерческое предложение – что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения. Примеры сопроводительного письма к коммерческому предложению

Содержание

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению 2020

Коммерческое предложение — это форма общения между предпринимателями, призыв к сотрудничеству. О том, как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению, читайте в статье.

Когда руководитель компании предлагает свои услуги, то старается это сделать самым выигрышным для себя способом. В формате одного резюме описать все достоинства довольно сложно. Необходима дополнительная информация в виде рекламного проспекта, прейскуранта цен, фотографий готовых объектов, проекта договора, презентации сотрудников компании и т.д. В этом случае лучше создать сопроводительное письмо к коммерческому предложению — примеры формулироок и возможных приложений смотрите в таблице.

Как правильно составить

Утвержденной формы для данного обращения не существует, но есть определенные правила, которых следует придерживаться:

  • презентабельный вид — желательно использовать цветную или полиграфическую печать, т.к. пишется оно больше в рекламных целях. Руководителю важно произвести впечатление на потенциального партнера;
  • фирменный бланк с реквизитами — это придаст сообщению большую значимость;
  • обращение к конкретному сотруднику — безадресные рассылки зачастую расцениваются как спам и не достигают своей цели;
  • автор (тот, чья подпись стоит под письмом) должен быть равным по должности тому, к кому он обращается — это одно из правил этики деловой переписки;
  • текст должен содержать краткую презентацию деятельности компании и перечислять основные приемущества перед конкурентами;
  • после основной части текста перечисляются приложения;
  • заканчивается написание вежливой подписью, с указанием должности, контактной информации и ФИО отправителя.

Читайте также: как правильно написать сопроводительное письмо к документам.

Образец сопроводительного письма к коммерческому предложению

Рассмотрим подробно образец, этапы написания и содержание разделов.

Раздел

Краткое описание

Пример

Вступление

Краткое содержание

Коммерческое предложение

Заголовок

Тема, определяющая его цель

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Обращение

Конкретное обращение с указанием ФИО

Уважаемый Иван Иванович!

Основная часть текста

Краткая презентация деятельности компании

Компания ООО «Светлое будущее» – ведущий производитель картонных коробок. Мы предлагаем самые низкие цены в регионе и готовы предложить выгодные условия по доставке.

Приложения

Перечислить приложения

1. Проект договора о сотрудничестве — 10 листов.
2. Прейскурант — 3 листа.
3. Спецификация и модельный ряд продукции — 8 листов.

4. Фото готовой продукции — 3 листа.

Заключение

Вежливая подпись и контакты ответственного лица

Руководитель
ООО «Светлое будущее» Сидорова Мария Ивановна. Исполнитель: менеджер по продажам
Павлов Валентин Юрьевич , тел 111-22-33.

Пример сопроводительного письма


Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

На странице представлен образец документа «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению» с возможностью скачать его в формате doc.

Тип документа: Письмо

Для того, чтобы сохранить образец этого документа себе на компьютер перейдите по ссылке для скачивания.

Размер файла документа: 15,5 кб

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению носит деловой характер и своей целью ставит информировать получателя о конкретных предложениях по сотрудничеству. Такой документ просто необходим, в случае если само коммерческое предложение достаточно объемно и состоит из нескольких файлов. Краткое изложение предложений коммерческого свойства – назначение такого письма.

Как составить сопроводительное письмо к коммерческому предложению?

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению имеет структуру делового письма. Оно содержит следующую информацию:

  • обращение – пишется в уважительной форме, имя и отчество;
  • текст письма излагается в свободной манере и содержит информацию, коротко информирующую о коммерческом предложении. Обязательно указывается название компании или организации, делающей предложение о сотрудничестве, его услуги или товары и предложения, например, о продаже детских товаров, услуг по ремонту бытовой техники и т.д. При этом указываются документы, в которых изложена подробная информация по предложению, например, прайс-лист на услуги или товары, контактные координаты и т.д.;
  • подписывает письмо руководитель предприятия или организации – фамилия, имя и отчество, должность, дата составления письма.

Оформляется такое деловое послание на бланке предприятия или организации с фирменным логотипом и печатью.

Скачать образец документа

Скачать в .doc

Сохраните этот документ у себя в удобном формате. Это бесплатно.

Начало документа «Сопроводительное письмо к коммерческому предложению»

Обратите внимание! Приведено лишь начало документа. Полную версию вы можете скачать по соответствующей ссылке.

Скачать в .doc

Сохраните этот документ сейчас. Пригодится.

Вы нашли то что искали?

* Нажимая на одну из этих кнопок, Вы помогаете формировать рейтинг полезности документов. Спасибо Вам!

Смежные документы

Документы, которые также Вас могут заинтересовать:

что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения. Примеры сопроводительного письма к коммерческому предложению

«, в которой пришли к выводу, что классическое КП должно отправляться в виде приложения к email-письму.

Следовательно, вполне логично задуматься над тем, что писать в сопроводительном письме, чтобы стимулировать читателя к открытию прилагаемого коммерческого предложения.

Мы обратили внимание на тот факт, что многие компании отправляют КП без сопроводительного письма — просто файл-приложение к пустому письму. Насколько это грамотно и корректно?

Да, письмо нужно и оно должно быть. Причин тому множество. Это раз.

И что в нём написать, чтобы добиться поставленной цели? Это задача номер два.

Сопроводительное email-письмо должно быть априори!

Если КП отправляется без сопроводительного письма — есть риск, что его не откроют, не распечатают и не прочтут.

Запомните, всё это больше нужно вам, чем клиенту. Даже если он отправил . Поэтому инициатива должна исходить именно от вас.

У каждого текста есть персональная задача. Какая она у сопроводительного письма? Верно — напомнить читателю о разговоре и сообщить информацию, которая «заставит» получателя ознакомиться с КП.

Он не должен гадать и догадываться. Ему нужно получить точные сведения, которые помогут принять решение.

Сопроводительное email-письмо в стиле отмазки

Если мы говорим о том, что отправляемое в файле КП нужно сопровождать письмом, то это не значит, что оно должно просто быть.

Это не значит, что достаточно написать «Отправляем Вам наше коммерческое предложение » .

Одного предложения в таком email-письме тоже недостаточно. А сколько нужно? Много текста тут тоже перебор.

И тут мы вспоминаем современное правило корректной email-переписки: письмо не должно содержать больше шести предложений.

Да, друзья. У вас есть максимум 6 предложений, чтобы убедить получателя email-письма ознакомиться с вашим коммерческим предложением.

Как этого добиться? Включаем понятие «логика текста» и работаем над планом.

Логика и план сопроводительного письма

Запомните — сопроводительное письмо не является продающим текстом. Это, скорее, информационный текст, преследующий конкретную цель.

Следовательно, нам нужно представить именно информацию, которая поможет найти ответ на вопрос «Почему мне нужно прочитать это коммерческое предложение прямо сейчас?».

Одна небольшая ремарка — если читатель не ознакомится с коммерческим предложением в момент получения email-письма, вряд ли у него найдётся для этого время позже…

И здесь изложение у нас должно идти логически выстроенным: текущее предложение основывается на предыдущем и «подготавливает» к следующему.

Поэтому давайте продумаем простой план:

  1. Здороваемся.
  2. Представляемся.
  3. Напоминаем предысторию и говорим о коммерческом предложении.
  4. Указываем детали коммерческого предложения.
  5. Сообщаем одну-две ключевых выгод предложения.
  6. Призываем к действию

Шесть пунктов, шесть предложений.

Примеры сопроводительного email-письма

Мы согласны с утверждением, что без наглядности и примеров любая теория и какие угодно рекомендации выглядят пустыми и слишком общими.

Итак, встречайте пример сопроводительного email-письма:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я — директор компании «____________». Мы с Вами познакомились на встрече предпринимателей Санкт-Петербурга, которая состоялась 27 июля в «Гостином Дворе».

У нас с Вами была очень занимательная и содержательная беседа относительно видов бизнеса с быстрой окупаемостью — как мы договорились, отправляю более подробную информацию о проекте «Мини-завод по производству газобетона».

Если кратко: окупаемость инвестиций — 7-9 месяцев; гарантийный срок эксплуатации линии — 7 лет; расчётная прибыль — от 145 000 р. в месяц.

Прилагаю детальную информацию и расчёты — со мной можно связаться по тел. _________.

С наилучшими пожеланиями,

Сергей Иванов.

Заметили одну маленькую особенность? Я нигде не использовал сочетание слов «коммерческое предложение», вы даже слова «предложение» не найдёте. Как думаете, почему?

Ещё предлагаю вам изучить вариант сопроводительного письма, когда поступает запрос на коммерческое предложение через форму корпоративного сайта:

Здравствуйте, Иван!

Меня зовут Сергей Иванов, я руководитель проекта «__________». Вы оставили запрос через форму сайта, в котором хотели бы получить более детальную информацию о нашей программе «____________».

Все инте

что писать в теле письма при отправке коммерческого предложения

Вы слышали расхожую мысль, что люди не читают длинные тексты, потому что им лень? Наверняка слышали. Так вот это неправда. Доказательств у меня море: от прочитанных серьезных исследований до собственных наблюдений с помощью средств аналитики за тем, как себя ведут люди на сайтах. Вникают, выделяют мышкой, копируют. Одним словом, читают и весьма внимательно.

По моим наблюдениям гораздо больше люди ленятся писать. Вот тут они действительно экономят себя! Я не говорю о чисто развлекательной писанине, а об утилитарных коммерческих текстах, цель которых привлечение клиентов и зарабатывание денег. Выложился — убедительно изложил свое коммерческое предложение — получил клиента — продал — заработал. А уж если речь идет о текстах вспомогательных таких как сопроводительное письмо, то тут лень руководит людьми полностью.

Я посчитал, что:

  • 87% писем с коммерческими предложениями, которые я получил за 9 лет существования своего почтового ящика, пустые. В теле не написано ни строчки.
  • В 2% случаев коммерческое предложение написано сразу в теле письма — оптимальный вариант.
  • В оставшихся 11%, в теле письма написан скучный клишированный текст приблизительно такого содержания:

В тему: Как коммерческое предложение помогает продавать

Почему важно писать сопроводительное письмо?

Давайте представим, что нужно сделать человеку, чтобы откликнуться на коммерческое предложение, которое вы отправили ему по email в формате pdf-файла приложенного к письму. Вы ждете, что клиент изучит преимущества вашего предложения и перезвонит по указанному в документе телефону. Итак, звонок по телефону – это действие клиента, на которое вы рассчитываете — так называемое целевое действие. Но!

Чтобы добраться до номера вашего телефона, клиенту нужно совершить еще несколько действий:

  1. Прочитать тему и кликнуть мышкой, чтобы открыть письмо
  2. Прочитать текст в теле письма и кликнуть мышкой, чтобы открыть или скачать приложенный файл
  3. Прочитать коммерческое предложение, заинтересоваться им и…

…вот только теперь позвонить по контактному номеру.

Конверсия коммерческого предложения будет состоять из трех промежуточных:
  1. Конверсия на открытие письма
  2. Конверсия на скачку (открытие) файла
  3. Конверсия на звонок по телефону

В тему: Как написать тему письма для коммерческого предложения

К каждому из перечисленных действий получателя подталкивает определенный текст. В первом действии – это тема письма. Во втором – сопроводительное письмо. В третьем — непосредственно коммерческое предложение. Если в этой цепочке будет слабое звено, то продажа сорвется. Клиент просто не дойдет до последнего этапа конверсии.

А как мы с вами выяснили, почти 90% писем не имеют хорошего сопроводительного письма, а, значит, цепочка продажи рвется именно на этом этапе.

без сопроводительного письма

Что должно быть в сопроводительном письме, чтобы оно хорошо выполняло свою работу?

Я предлагаю вам свое видение решения этой проблемы, свой взгляд на структуру и логику сопроводительного письма:

Сильно, но без фантастических обещаний

разрабатываем коммерческие предложения.

Краткость

Здесь не нужно растекаться мыслию по древу», излагая все подробности торгового предложения. Для описания все деталей и преимуществ вы уже разработали коммерческое предложение и сохранили его в отдельный файл. Сопроводительное письмо выполняет лишь тактическую задачу — работает на совершение промежуточной конверсии. Ожидаемое действие адресата — скачка файла — не такое уж и сложное, чтобы к нему подтолкнуть не требуется слишком много убеждать.

К краткости я бы добавил еще и простоту. Не нужно витиеватостей, не стремитесь поразить получателя своей искушенностью в эпистолярном жанре. Не требуется, как выразился один из моих клиентов, и «специального делового языка», понимая под ним ту «роботизированную» переписку, которой грешит наш b2b-рынок. А ему так не хватает простоты, сердечности и человеческого языка!

Напоминание о предыдущем контакте

Прежде чем отправить коммерческое предложение, вы созванивались с адресатом? Возможно, разговаривали с ним на выставке или он связался с вами через сайт. Напомните ему, когда и по какому поводу вы с ним контактировали раньше. Это продемонстрирует неслучайность вашего письма и повысит шансы на конверсию.

Адресность

Ну, тут я не открою Америку. Письма с личным обращением по имени привлекают больше внимания. Это также как крикнуть в толпе: «Эй!» Кто обратит внимание, и какого рода это будет внимание? В лучшем случай на вас обернутся, кинут взгляд и через секунду забудут.  Другое дело, если крикнуть: «Привет, Андрей!» Согласитесь, Андреи отреагируют лучше?

Ключевая выгода предложения

Она 100% сформулирована у вас в коммерческом предложении. Стоит повторить ее в сопроводительном письме.  Единственно, что, может быть, не теми же самыми словами. Иначе получится не очень хорошее повторение. Где формулировать? Зависит от формата письма.

Формат письма зависит от способа работы с коммерческим предложением, от того, кому вы пишите. Можно создать полноценный по форматированию и логике заголовок. Можно сформулировать ее во вводном абзаце. Однозначно могу сказать, что делать это нужно в самом начале сопроводительного письма.

Дополнительные выгоды

Их силу трудно переоценить. Они нужны, чтобы усилить воздействие главной выгоды и, возможно, зацепить тех, кого оно оставила равнодушными. Опять же не стоит расписывать все и во всех подробностях. Сделайте лаконичный, но акцентированный список.

УТП

Не будем говорить здесь о том, что это, зачем это и как это. Упростим все до предела. Для решения нашей задачи вполне достаточно сформулировать в сопроводительном письме уникальность вашего предложения. Опять же коротка. Одного двух коротких предложения вполне достаточно.

Призыв действию

Вот этого элемента, а он критически важен для сопроводительного письма, не было во всех письмах, которые я анализировал. Они просто обрывались на последней повествовательной фразе, и не понятно, для чего автор писал письма, чего он хотел добиться от получателя? Нельзя оставлять решение получателю. Спасение утопающих — не дело рук самих утопающих.

Вам нужна конверсия, вы и скажите человеку, что он должен сделать после прочтения письма. Скачать файл? Перейти по ссылке? Напишите предложение, которое призовет его к этому действию. Собственно, ради него и стараемся ).

Еще момент, неприметный, но важный. В призыве к действию важно не «перепризвать». Не перегнуть палку. Стилистика призыва очень зависит от особенностей целевой аудитории. Кому-то нужно писать мягче, с кем-то можно быть агрессивным. Глупо требовать «связаться с вами прямо сейчас», если вы пишете министру, его заместителю или просто значительному лицу. Думайте о людях, которые будут читать письмо, и тщательно выверяйте слова.

Подпись и контакты

Они нужны. И по правилам хорошего тона так положено, и на доверие правильные контакты хорошо влияют, ну, и предложенные в сопроводительном письме альтернативные способы контакта помогут легко и просто связаться с вами тем, кто решит это сделать сразу, не читая коммерческое предложение.

Чего не хватает этому посту?

Само напрашивается — нет примера. И, правда, нет. Признаюсь, не люблю я выкладывать лишний раз их выкладывать. Даже страница с примерами КП давно устарела, появилось много работ другого уровня, а всё никак ее не обновлю.

Если вам хочется получить пример, можно просто мне написать или попросить консультанта в чате. 99 и 9, что не откажем и подберем подходящий пример.

Бесплатная методичка “Сильное коммерческое предложение”

Объём 18 страниц.

Время чтения ~ 30 минут.

10 примеров коммерческих предложений в комплекте.

Эл. адрес*

Скачать

Сильно, но без фантастических обещаний

разрабатываем коммерческие предложения.

Сопроводительное письмо к КП — Mysina.ru

Маленькая деталь, но с огромным потенциалом — сопроводительное письмо. Если вы рассылаете коммерческое предложение по email почте, то вам следует знать некоторые правила и приемы написания сопроводительного письма.

Ошибки при оформлении сопроводительного письма

Начну с того, как не следует присылать коммерческое предложение клиенту:

  • Предложение в теле письма. Прежде чем, показать потенциальному клиенту КП, его нужно подготовить. Именно для этих целей и пишется сопроводительное письмо.
  • КП без пояснений. Да-да, бывает и такое, многие компании присылают компред во вложении, без разъяснений и объяснений.
  • Длинное, запутанное и пространное сопроводительное письмо.

Как же написать сопроводительное письмо, после прочтения которого захочется взглянуть на ваше коммерческое предложение?

Пишем правильное сопроводительное письмо

Почему нужно прочитать именно это коммерческое предложение и прямо сейчас?

Запомните этот вопрос и задавайте его себе всякий раз, когда сядете писать сопроводительное письмо к коммерческому предложению. Дайте читателю информацию, не пытайтесь продать коммерческое предложение. Вручите ему причину открыть коммерческое предложение прямо сейчас, иначе ваш потенциальный клиент не вернется к письму позже.

Планируем

Составьте план сопроводительного письма к коммерческому предложению. Не важно будет ли это набросок в вордовском файле или на салфетке. Главное, чтобы вы четко представляли что и в какой последовательности писать [в конце поста есть 2 mindmap, которые содержат планы сопроводительного письма].

Пишем

У вас есть четкий план, осталось самое простое — написать письмо. Просто следуйте плану и пишите, у вас получится!

Оформляем

Перед вами открыт текст, проверьте его на ошибки и оформите. Пусть у вас будут четко разделены абзацы, проставлены знаки препинания, сделайте текст читаемым.

Заключительный шаг — отправление

Доставьте ваше коммерческое предложение адресату.

Кстати, не забудьте определить, какому клиенту вы отправляете коммерческое предложение. Ваш клиент «теплый» или «холодный»? Если у вас был контакт или договоренности с адресатом, то он считается «теплым». Холодный — тот, который и не подозревает о вашем существовании. Спамить, конечно, не хорошо, но это останется на вашей совести 🙂

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению Автор Зарина Мусина

Хотите задать вопрос и быстро получить ответ?
Подписывайтесь на мой Instagram.

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Сопроводительное письмо к коммерческому предложению – это информационное письмо, поясняющее адресату, о чем отправляемый документ, для чего нужен и что с ним делать. Внизу статьи предлагаем скачать примерный образец оформления данного бланка.

Коммерческое предложение может быть направлено конкретному лицу или же может быть массово направлено всем потенциальным клиентам. Прикладывая к коммерческому предложению сопроводительное поясняющее письмо, отправитель может грамотно оформленным текстом заранее расположить к себе потенциального партнера, вызвать у него предварительный интерес и побудить внимательно ознакомиться с текстом.

Задача отправителя состоит в том, чтобы грамотно написать текст сопроводительного письма.

На заметку! Предлагаем также скачать примерные образцы оформления сопроводительного письма к резюме – скачать, к документам – скачать, к договору – скачать, в налоговую – скачать.

Как написать сопроводительное письмо к коммерческому предложению

Как и в любом сопроводительном письме нужно указать реквизиты адресата (если предложение отправляется конкретному лицу), поставить дату оформления, указать обращение (если известны ИО адресата).

Текст оформляется таким образом, чтобы с первых фраз адресат понял, что он получает и нужно ли ему знакомиться с полученными бумагами.

Если адресат заранее знает и ждет предложение, то все просто. В письме достаточно указать, что на рассмотрение или по запросу отправляется коммерческое предложение. Высказывается просьба ознакомиться с ним и дать ответ о возможности сотрудничества.

Если же адресат предложения сотрудничества не ждет, то необходимо в нескольких фразах заинтересовать его.

Начать текст также необходимо с фразы: «Направляем вам на рассмотрение коммерческое предложение …». Далее кратко указываются, что именно предлагается, какие товары, услуги, работы. Как называется компания и чем она занимается.

Далее нужно указать, какие выгоды получится адресат, если согласится на сотрудничества. Эта важная часть текста, которая предназначена для формирования лояльности потенциального клиента. Также в тексте нужно заранее поблагодарить адресата за то, что он потратил свое время и ознакомился с данным письмом и коммерческим предложением. Пример оформления текста можно посмотреть, скачать образец ниже.

Обязательно нужно указать контактные данные отправителя для связи.

Сопроводительное письмо следует подписать и направит вместе с коммерческим предложением по почте, через Интернет или передать лично.

Пример для скачивания

Скачать образец сопроводительного письма к коммерческому предложению можно по ссылке.

Сопроводительное письмо к документам. Бланк и образец 2019-2020 года

В деловой переписке компании и предприятия нередко используют сопроводительное письмо к документам. Его прикладывают к пакету бумаг, отправляемых в государственные органы или партнерам. Какие функции выполняет документ и как правильно его составить, рассмотрим в публикации.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк сопроводительного письма к документам .docСкачать образец сопроводительного письма к документам .doc

К каким документам прилагают сопроводительное письмо и для чего

Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств. Указанные письма обычно отправляют:

  • к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  • к декларациям в ФНС, ФСС;
  • к договору на подпись контрагентам;
  • к коммерческому предложению;
  • к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.

Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер. Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.

Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается. Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.

Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.

Кто составляет и подписывает сопроводительное письмо

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь. При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.

При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному. Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.

Структура документа

Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  • должность получателя и его ФИО;
  • наименование компании или ведомства;
  • адрес компании или ведомства.

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки. Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».

После этого начинается основная часть. Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.

Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.

Текст сопроводительного письма

Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!». Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют. Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.

После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать. Это может выглядеть так:

  • «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  • «Просим информировать установленным порядком»;
  • «Просим согласовать и возвратить с комментариями».

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее». Это недопустимо и с точки зрения этикета. Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».

Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  • название документа нужно писать полное;
  • отмечают количество экземпляров документа;
  • отмечают, сколько листов содержит каждый документ.

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

Важные нюансы

  1. Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании. На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.
  2. Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности. Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.
  3. Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером. Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте. При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма. На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята. Это будет доказательством передачи пакета бумаг.
  4. Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно. Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

Образец

Общество с ограниченной ответственностью «Запад»
Юр. адрес: 610000, г. Киров, ул. Пушкинская, д. 97, тел. 89000000000
ИНН 5612233446, КПП 123456789, ОГРН 1122334455667

Генеральному директору ООО «Север»
Алексееву Петру Петровичу
610000, г. Киров, ул. Партизанская, д. 5А
тел. 89012345678

Исх. №112
12.12.2019 г.

Сопроводительное письмо

Уважаемый Петр Петрович!

Предоставляем Вам документы по договору поставки оборудования №341 от 03.12.2019 г. в 2 экземплярах. Просим ознакомиться, подписать и вернуть 1 экземпляр по указанному выше адресу в течение 10 рабочих дней с момента получения данного письма.

Приложения:

  1. Акт приема-передачи оборудования №41 от 11.12.2019 в 2 экз. на 2 л.
  2. Счет-фактура №53 от 11.12.2019 в 1 экз. на 1 л.
  3. Отчет об оказании услуг №23 от 11.12.2019 в 1 экз. на 6 л.

Итого: 4 экз. на 9 л.

С уважением,
генеральный директор ООО «Запад»
Санников Тимур Тимурович

Author: admin

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о