Объединить ворд: «Как объединить несколько файлов Word в один?» – Яндекс.Знатоки – Объединение нескольких текстовых документов в один файл в Word — Рамблер/новости

Слияние с использованием таблицы Excel

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

  • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

  • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

  • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

  • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

  • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Примечания: 

  • Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.

  • Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

Изменение списка рассылки

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Изменить список получателей".

  2. В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.

    Выбор строк при помощи установки флажков

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо

  1. нажмите Рассылки > Блок адреса.

    Вставка поля слияния "Блок адреса"

    Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса

  2. Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Строка приветствия".

    Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.

  3. Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

  1. Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой показана группа "Просмотр результатов".

  2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись Кнопка "Следующая запись" в результатах слияния

    и Предыдущая запись Кнопка "Предыдущая запись" в результатах слияния , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

  3. Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.

    Снимок экрана с вкладкой "Рассылки" в Word, на которой выделена кнопка "Завершить и объединить" и ее параметры.

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

  • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

  • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

  • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

  • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

  • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Подробнее см. в статье Слияние: изменить получателей.

    Подробнее о сортировке и фильтрации см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.

  2. Нажмите кнопку ОК.

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

  1. Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.

  2. Добавьте необходимое поле.

  3. При необходимости повторите шаги 1 и 2.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.

Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

  1. Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

  2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

  3. Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.

При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку

    Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.

Как группировать фигуры и объекты в Word и Office

Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.

  1. Нажмите клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкните фигуры, рисунки или другие объекты, которые нужно сгруппировать. Для включения кнопки группировки вам потребуется выбрать несколько фигур, рисунков или объектов.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    Советы: 

    • Чтобы сгруппировать несколько значков SVG, сначала их нужно преобразовать в фигуры. Дополнительные сведения о преобразовании в фигуры см. в статье Преобразование рисунка в формате SVG в фигуру Office.

    • После группирования фигур или других объектов можно и дальше продолжать работать с отдельными фигурами или объектами внутри группы. Выделите группу, а затем щелкните отдельную фигуру или отдельный объект.

    • Чтобы сгруппировать изображения, на вкладке Работа с рисунками |Формат выберите Группировать > Сгруппировать.

      Кнопка "Группировать" на вкладке "Формат

      Примечание: Вкладки » средства рисования » и «формат» в разделе » Работа с рисунками » — Контекстные, что означает, что они отображаются на ленте только при наличии выделенной фигуры или рисунка.

    • Для группирования фигур и других объектов на вкладке Средства рисования | Формат выберите Группировать > Группировать.

      Кнопка "Группировать" на вкладке "Формат" панели "Средства рисования"

  1. Выделите группу, которую требуется разгруппировать.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий:

    • Чтобы разгруппировать изображения, на вкладке Работа с рисунками | Формат выберите Группировать > Разгруппировать.

      Кнопка "Разгруппировать" на панели "Работа с рисунками"

    • Чтобы разгруппировать фигуры и объекты, на вкладке Средства рисования | Формат выберите Группировать > Разгруппировать.

      Кнопка "Разруппировать" на вкладке "Формат" панели "Средства рисования"

Примечания: 

  • Если вы преобразовали Графический элемент SmartArt в отдельные фигуры, вы не сможете преобразовать их обратно в Графический элемент SmartArt или перегруппировать.

  1. Выделите фигуры, изображения или объекты, которые раньше находились в группе.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий:

    • Чтобы перегруппировать фигуры и объекты, на вкладке Средства рисования | Формат выберите Группировать > Перегруппировать.

      Кнопка "Повернуть" на вкладке "Формат" в разделе "Средства рисования"

    • Чтобы перегруппировать изображения, на вкладке Работа с рисунками | Формат выберите Группировать > Перегруппировать.

      Кнопка "Повернуть" на вкладке "Формат" в разделе "Средства рисования"

Ниже приведены причины, почему кнопка Группировать окрашена в серый цвет и способы ее восстановления.

  • Выделен только один объект. Убедитесь, что вы выделили несколько фигур или изображений. Вы не можете использовать инструмент «Группировка» со значками SVG, поэтому они не учитываются.

  • Для группировки значков SVG их сначала нужно преобразовать в фигуры. Дополнительные сведения о преобразовании в фигуры см. в статье Преобразование рисунка в формате SVG в фигуру Office.

  • Вы выбрали таблицу, лист или изображение в формате GIF. Кнопка Группа не будет доступна, если выбран любой из этих объектов.

  • Если вы используете PowerPoint, возможно, вы пытались сгруппировать что-либо с заполнительом заголовка («щелкните, чтобы добавить название») или с заполнительом содержимого («щелкните, чтобы добавить текст»).

    Слайд с двумя заполнителями и двумя отдельными объектами

    В приведенном выше примере голубой квадрат и зеленый круг могут быть сгруппированы. Но фигуры нельзя группировать с заполнителями.

    Чтобы возобновить действие кнопки Группировать, переместите фигуру, изображение или объект в другое место на слайде за пределами заполнителей или удалите заполнитель из объектов, которые необходимо сгруппировать.

Щелкните заголовки ниже, чтобы получить дополнительные сведения.

  1. Удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните фигуры, изображения или другие объекты, которые вы хотите сгруппировать.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы сгруппировать рисунки: в разделе Работа с рисункамина вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Изображение кнопки и выберите команду Группировать.

      Если вкладка Средства рисования или Работа с рисунками не отображается, убедитесь, что вы выделили рисунок, фигуру или объект. Для открытия вкладки Формат может потребоваться дважды щелкнуть объект.

    • Чтобы сгруппировать фигуры и другие объекты: в разделе средства рисованияна вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Изображение кнопки и выберите команду Группировать .

    Совет: Вы можете выбрать любой отдельный элемент в группе. Для этого выберите группу, а затем щелкните нужный объект.

  1. Выделите группу, которую требуется разгруппировать.

  2. Выполните одно из следующих действий:

    • Чтобы разгруппировать фигуры или другие объекты, в разделе средства рисованияна вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Группировать Изображение кнопки и выберите команду Разгруппировать.

      Список групп с выбранной командой "Разгруппировать"

    • Чтобы разгруппировать рисунки, в разделе Работа с рисункамина вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Изображение кнопки и выберите пункт Разгруппировать.

      Список групп с выбранной командой "Разгруппировать"

      Если вкладка Средства рисования, Работа с рисунками или Формат не отображается, убедитесь, что вы выделили группу рисунков, фигур или объектов. Для открытия вкладки Формат может потребоваться дважды щелкнуть объект.

  1. Выделите любую фигуру или объект, которые раньше находились в группе.

    Примечание: Преобразование графического элемента SmartArt в отдельные фигуры необратимо. Их невозможно превратить обратно в графический элемент SmartArt или перегруппировать.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы перегруппировать фигуры и объекты: в разделе средства рисованияна вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Изображение кнопки и выберите пункт перегруппировать.

    • Чтобы перегруппировать рисунки: в разделе Работа с рисункамина вкладке Формат в группе Упорядочить нажмите кнопку Изображение кнопки и выберите пункт перегруппировать.

      Список групп с выбранной командой "Перегруппировать"

      Если вкладка Средства рисования, Работа с рисунками или Формат не отображается, убедитесь, что вы выделили группу рисунков, фигур или объектов. Для открытия вкладки Формат может потребоваться дважды щелкнуть объект.

Если вы выбрали таблицу, лист или изображение в формате GIF, кнопка Группировать не будет доступна. В PowerPoint кнопка Группировать может быть недоступна, если фигура, рисунок или объект вставлены в заполнитель или вы пытаетесь сгруппировать заполнитель, так как заполнители нельзя группировать с другими фигурами, рисунками и объектами.

Слайд с двумя заполнителями и двумя отдельными объектами
  • Переместите фигуру, рисунок или объект в другое место на слайде за пределами заполнителей или удалите заполнитель из объектов, которые необходимо сгруппировать.

Группирование фигур, изображений и других объектов

  1. Нажмите и удерживайте клавишу с помощью мыши или сенсорной панели, чтобы выделить фигуры, рисунки или другие объекты, которые нужно сгруппировать.

  2. На вкладке Формат фигуры или Формат рисунка нажмите кнопку Группировать > группу.

    Примечание: Вкладки » Формат фигуры » и » Формат рисунка » являются контекстными, то есть они отображаются на ленте только при наличии выделенной фигуры или рисунка.

    Чтобы создать группу на основе выделенных изображений или объектов, нажмите кнопку "Группировать".

    Office может отображать одну или обе вкладки в зависимости от типов объектов, выбранных на странице в данный момент.

    Чтобы создать группу на основе выделенных изображений или объектов, нажмите кнопку "Группировать".

    Если Группа не отображается на ленте, Чтобы на вкладке "Формат фигуры" или "Формат рисунка" появилась кнопка для группировки, может потребоваться выбрать команду "Упорядочить". , щелкните Упорядочить , чтобы отобразить ее.

После того как вы сделаете группу объектов, вы по-прежнему можете работать с отдельным элементом в группе, выделив группу, а затем щелкнув элемент, чтобы выделить его.

Примечание: Если кнопка Группировать недоступна, убедитесь, что выбрали больше одного объекта. Если вы не можете выбрать дополнительный объект, убедитесь в том, что ни в один из объектов, которые вы хотите добавить в группу , установлен флажокв строке с текстом.

Иногда бывает нужно переместить группу, но оставить одну фигуру или одно изображение на прежнем месте, либо существенно изменить одну фигуру, не изменяя другие в этой группе. Для этого следует сначала расформировать группу, то есть разгруппировать, содержащиеся в ней объекты.

  1. Выберите группу, содержащую объекты, которые требуется отделить от остальных.

  2. На вкладке Формат фигуры или Формат рисунка нажмите кнопку Группировать, а затем выберите команду Разгруппировать.

    Чтобы отменить группировку, на вкладке "Формат фигуры" или "Формат рисунка" нажмите кнопку "Разгруппировать".

    Если Группа не отображается на ленте, Чтобы на вкладке "Формат фигуры" или "Формат рисунка" появилась кнопка для группировки, может потребоваться выбрать команду "Упорядочить". , щелкните Упорядочить , чтобы отобразить ее.

    Office расопределяет группу, оставив отдельные объекты в текущем расположении и выделены.

Примечание: Если вы преобразовали Графический элемент SmartArt в отдельные фигуры, вы не сможете преобразовать их обратно в Графический элемент SmartArt или перегруппировать.

  1. Выделите фигуры, изображения или объекты, которые раньше находились в группе.

  2. Выполните одно из указанных ниже действий:

    • Чтобы перегруппировать фигуры и объекты, на вкладке Формат фигуры нажмите кнопку Группировать > перегруппировать.

      Кнопка "Повернуть" на вкладке "Формат" в разделе "Средства рисования"

    • Чтобы перегруппировать рисунки, на вкладке Формат рисунка нажмите кнопку Группировать > перегруппировать.

      Кнопка "Повернуть" на вкладке "Формат" в разделе "Средства рисования"

Ниже приведены причины, почему кнопка Группировать окрашена в серый цвет и способы ее восстановления.

  • Выделен только один объект. Убедитесь, что вы выделили несколько фигур или изображений. Вы не можете использовать инструмент «Группировка» со значками SVG, поэтому они не учитываются.

  • Вы выбрали таблицу, лист или изображение в формате GIF. Кнопка Группа не будет доступна, если выбран любой из этих объектов.

  • Если вы используете PowerPoint, возможно, вы пытались сгруппировать что-либо с заполнительом заголовка («щелкните, чтобы добавить название») или с заполнительом содержимого («щелкните, чтобы добавить текст»).

    Слайд с двумя заполнителями и двумя отдельными объектами

    В приведенном выше примере голубой квадрат и зеленый круг могут быть сгруппированы. Но фигуры нельзя группировать с заполнителями.

    Чтобы возобновить действие кнопки Группировать, переместите фигуру, изображение или объект в другое место на слайде за пределами заполнителей или удалите заполнитель из объектов, которые необходимо сгруппировать.

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Имеем:

 

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные. 

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится. 

Приступим:

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

 

 

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

 

 

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

 

 

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

 

 

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен. 

 

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

 

 

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

 

 

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

 

 

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

 

 

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

 

 

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

 

 

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

 

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA. 

Всем удачи! 

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Как объединять и разбивать ячейки в таблице Word

Объединение ячеек

Несколько ячеек таблицы, расположенных в одной строке или в одном столбце, можно объединить. Например, вы можете объединить несколько ячеек по горизонтали, чтобы создать заголовок таблицы, равный по ширине нескольким столбцам.

  1. Выделите ячейки, которые требуется объединить.

  2. В разделе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Объединение выберите команду Объединить ячейки.

Разделение ячеек

  1. Выделите одну или несколько ячеек, которые требуется разделить.

  2. В группе Работа с таблицами на вкладке Макет в группе Слияние выберите команду Разделить ячейки.

  3. Введите число столбцов и строк, на которое следует разбить выделенные ячейки.

Несколько ячеек, расположенных в одной строке или в одном столбце, можно объединить в одну вместе с их содержимым. Например, можно объединить несколько ячеек по горизонтали, чтобы создать заголовок таблицы, равный по ширине нескольким столбцам.

  1. Выделите ячейки, которые нужно объединить.

    Совет:  Если у вашей таблицы нет границ, можно отобразить сетку. Щелкните любое место таблицы, а затем на вкладке Макет (рядом с вкладкой Конструктор таблиц) выберите команду Отобразить сетку.
    На вкладке "Макет" нажмите кнопку "Отобразить сетку".

  2. На вкладке Макет (рядом с вкладкой Конструктор таблиц) выберите команду Объединить ячейки.

    На вкладке "Макет" нажмите кнопку "Объединить ячейки".

Как файлы собрать в один документ. Как объединить файлы Word

Подробности Категория: Главная Опубликовано 05.05.2013 08:58 Автор: Шитов В.Н. Просмотров: 13074

Решение этой проблемы возникло на основе одного из экзаменационных билетов по информационным технологиям. Студенты неизменно описывают один и тот же метод: открыть несколько текстовых файлов в любом текстовом редакторе и выделив содержимое очередного файла, скопировать его и вставив в конец первого текстового файла. Действительно, если файлов мало, то этот способ вполне допустим. Если файлов много, то объединение множества мелких файлов, занимает много времени. В Word (и в OpenOffice .org Writer и LibreOffice Writer ) предлагается специальная команда по объединению текстовых файлов. Разница между Word и другими программами заключается лишь в том, что в Word можно выбрать любое число объединяемых файлов, а в других программах предлагается одиночное подсоединение файлов.

В Word (на примере 2007 версии) выполните команду Вставка Объект Текст из файла . Выберите любое число текстовых файлов в форматах DOC, DOCX, TXT, RTF, HTML (и производных от него), ODT , XML , MHT . Кроме этого теоретически хотя и можно объединять все разрешенные в Word документы, например, шаблоны, хотя практически такая возможность вряд ли когда-нибудь потребуется. Что касается формата HTML, то такая возможность часто используется. Например, в библиотеке Максима Мошкова часто предлагаются мелкие рассказы, которые можно объединить в сборник сначала в формате DOC, а потом конвертировать в форматы FB2 или EPUB. Несмотря на то, что команда предлагает объединить текст, судя по имени команды, но на самом деле объединяется все содержимое файла, включая графику, таблицы.

Полученный объединенный файл немедленно нужно сохранить, так как на моем компьютере, например, почему то такой объединенный файл часто аварийно закрывается, а Word сообщает об ошибке. Автозамены специальных символов (разрывы строк, мягкие переносы, неразрывные дефисы, неразрывные пробелы) я сначала выполняю в OpenOffice .org Writer с помощью специального расширения Alt Search (Альтернативный поиск), который предлагает возможности не меньшие, а иногда и большие, чем в Word , например, по удалению тегов HTML, полей. Для объединения файлов в Word применяется специальный встроенный макрос, поэтому появляется традиционное предупреждение об опасности макросов. В данном случае макрос не является опасным объектом.

Несмотря на то, Microsoft Word уже несколько лет предлагает в своих новых редакциях возможность сотрудничества нескольких пользователей при работе в одном документе одновременно, многие из нас до сих пор встречают ситуации, в которых требуется ручное объединение нескольких документов в один для Word. Сейчас рассмотрим такую возможность в частности для Microsoft Word 2016. Поехали.

Объединение двух версий одного и того же документа

Если у Вас стоит задача объединить две версии одного и того же документа, то сделать это вручную бывает не просто. Особенно если в документах не одна страница.

Microsoft Word позволяет автоматизировать этот процесс, предлагая для этого возможность сравнить различия между документами, а затем объединить их в один файл.

В качестве тестовых документов для разбора задачи объединения я использую отрывок из статьи 7 способов освободить место на жестком диске в Windows.

Для сравнения двух версий

Практически всегда, когда возникает задача объединения двух версий одного документа, нужно проверить два документа и выявить все отличия друг от друга. Иногда таких отличий может оказаться довольно много, и тогда Вы просто не захотите объединять файлы.

Оригинал статьи :

Модифицированная версия статьи:

В оригинальном документе переходим к сравнению. В меню откроем Вкладку Рецензирование и далее нажмите кнопку Сравнить , а затем в меню опцию Сравнить .

Если опция сравнения документов недоступна, документ скорее всего защищен от записи. Для того, чтобы снять с него защиту, перейдите в меню Файл > кнопка Защита документа . И снимите все ограничения с документа.

Слева в поле Исходный документ выберите

Word 2016 автоматически создаст новый документ. Все изменения показаны в колонке слева (1), результат сравнения двух документов показаны по центру (2), и два документа, которые сравнивались, отображаются в правой колонке (3). Также Вы можете скрыть сравниваемые документы, выполнив команду Сравнить > Исходные документы > Скрыть исходные документы .

После анализа сравниваемых документов, если всё устраивает, то переходим к объединению двух версий документа.

Чтобы объединить две версии

Теперь у Вас есть перед глазами все различия двух документов, которые наглядно отображаются в файле Результаты сравнения . Но как определить, какие изменения сохранить, а какие не принимать и отказаться?

Тут есть два варианта. Вы можете вручную пройти весь этот документ и отредактировать каждое изменение на свой вкус. Либо принять все изменения сразу, которые будут автоматически применены.

В левкой колонке Исправления на каждом слове принимаем изменение, либо отклоняем.

Запомните: добавленный текст подчеркнут, удалённый текст показан вертикальной чертой слева на полях документа. Принятые Вами изменения тут же будет учтены и их общее количество в колонке Исправления будут уменьшены.

Принятие результатов сравнения двух документов вручную отлично подходит для небольших документов. Если размер документа доходит до размеров небольшой книги, то редактируя изменения вручную каждый из нас может допустить ошибку и не заметить важное исправление.

Чтобы принять все изменения сравнения двух документов в Word 2016, Нажмите кнопку Принять и далее — Принять все исправления .

После того как все изменения будут приняты в ручном режиме или автоматическом количество исправлений будет равно нулю, как на рисунке выше.

Объединение более двух версий одного и того же документа

Сравнение, а затем слияние двух версий одного и того же документа теперь не должно вызывать у Вас вопросы. Но что если у Вас есть несколько версий (более двух) одного и того же файла. Иногда встречаются ситуации, когда нужно получить рецензию на один и тот же файл от нескольких людей.

Поместите первый документ, который Вы хотите объединить, в поле Исходный документ , в поле Изменённый документ поместите вторую редакцию документа. Задайте пометки исправлений так, чтобы они отличались друг от друга. Нажмите кнопку ОК.

После того как Вы получите объединенный документ, снова откройте окно Объединение документов . Теперь в поле Исходный документ выберите свежеполученный файл Результаты сравнения , а в поле Изменённый документ — следующий документ.

Продолжайте повторять процесс для каждой копии файла, убедившись, что вы дали каждому просмотренному документу уникальную метку, например, имя редактора.

В результате, когда Вы закончите, конечный файл объединённых документов покажет все отличия всех версий сравниваемых файлов с помощью меток.

Если кликнуть на метках редактирования (вертикальные красные полоски), то можно увидеть все изменения прямо в тексте.

Слияние комментариев, форматирования и прочего

Объединение документов в Word 2016 может касаться не только текста. Word 216 предлагает инструменты, которые позволяют объединить в одном докумен

Author: admin

Отправить ответ

avatar
  Подписаться  
Уведомление о